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Gebührenordnung

  • Gebührenordnung

    • Bei Hotelrechnungen ist auf die korrekte Rechnungsadresse Acht zu geben.

      zB. Herr Maier vom Verein XY nimmt an einer ÖSTM teil und dieser Betrag wird über die Subvention des Landesverbandes abgerechnet. Wenn in der Rechnungsadresse nur Verein XY steht so reicht in weiterer Folge die Überweisung des Landesverbandes an den Verein XY. Wenn in der Rechungsadresse sowohl Verein XY als auch der Name Hr. Maier steht, so wird davon ausgegangen, dass Herr Maier die Rechung bezahlt hat und nicht der jeweilige Verein. Deswegen wäre dann auch die Überweisung vom Verein XY an Hr. Maier oder eine Bestätigung von Hr. Maier, dass er den Betrag vom Verein XY bekommen hat notwendig.

       

    •  Für die Abrechnung sind folgende Formulare zu verwenden:

       

      1) "Kostenzusammenstellung"

      2) "TeilnehmerInnenliste"

      3) "Letztempfängerliste"

      4) "Honorarbestätigung"

      5) "PRAE - Pauschale Reisekostenaufwandsentschädigung"

      6) "Erklärung zum Einfacherhalt der PRAE"

      7) "Abrechungsaufzeichnung für PRAE"

    • Anmerkungen zur Letztempfängerliste:

      • Beträge dürfen NIEMALS nach oben korrigiert werden. Sollte man daraufkommen dass man einen zu niedrigen Betrag ausgerechnet hat so muss der Restbetrag in einer neuen Zeile vermerkt werden und die SportlerIn muss auch in dieser Zeile unterschreiben.
      • Es darf ebenso auf keinen Fall mit Tippex oder ähnlichem korrigiert werden. Im Zweifel ist die fehlerhafte Zeile zu streichen und es muss eine neue Zeile ausgefüllt und unterschrieben werden.

      ad Spalte Verpflegungsgeld:

      • Sollte die Nächtigung in einer Vollpension erfolgen so ist es NICHT möglich Verpflegungsgeld mit einer Letztempfängerliste abzurechnen. Bei Halbpension sind pro Tag max. €13,20 abrechenbar!

      Für die Abrechnung wäre es sinnvoll getrennte Letztempfängerlisten für Sportler, Begleitpersonen,  Begleitsportler und Trainer zu erstellen. Ähnlich verhält es sich für den Fall, dass z.B Sportler die auf einer Letztempfängerliste sind über verschiedene Fördertöpfe abgerechnet werden. Hier wäre es auch sinnvoll getrennte Letztempfängerlisten anzufertigen.

    •  Zur Erklärung der PRAE gibt es eigene vom BM Sport veröffentlichte Dokumente:

      Folgende Punkte sind bei der Verwendung einer PRAE unbedingt zu beachten:

      • Wird eine PRAE in Anspruch genommen, so darf im gleichen Zeitraum nicht über Vereinsrichtlinien abgerechnet werden (Letztempfängerliste, Funktionärsabrechnung)
      • Die maximalen Beträge (um steuerfrei und sozialversicherungsfrei zu bleiben) sind €60/Tag bzw. €540/Monat
      • Eine PRAE darf für einen Zeitraum X immer nur von einer Stelle in Anspruch genommen werden. (Wenn TrainerIn X eine PRAE von Verein Y bezieht so darf im gleichen Zeitraum keine PRAE von Verein Z beansprucht werden)    
    • Sollte eine PRAE auf Grund verschiedener Tätigkeiten (Trainer, Rennleiter) innerhalb eines Abrechnungszeitraums verwendet werden, so muss dies auf diesem Formular festgehalten werden.

    • Gemäß der Richtlinie für die verwaltungsgemäße Verwendung, Abrechnung und Kontrolle der besonderen Bundes Sportförderungsmittel des BM sport sind unter Fahrkosten Bahnfahrten 2.Klasse zu verstehen.

      Ein Fahrtkostenzuschuss (Kilometergeld) kann nur dann gewährt werden, wenn die Fahrt mit einem PKW zwingend notwendig ist.

      • die Begründung muss auf der Letztempfängerliste vermerkt werden (z.B Mitnahme von Rollstühlen, Mitnahme von Sportgeräten etc.) 

       

    •  Eine ordnungsgemäße Rechnung muss  folgende Kriterien erfüllen:

      • Rechnungen müssen deutlich lesbar Namen und Adresse der Ausstellerin aufweisen und ein Datum tragen.
      • Der Rechungstext muss allgemein verständlich sein. Ist dies nicht der Fall, so ist die Textierung schriftlich zu erläutern.(Bei ausländischen Rechnungen sollte ein Aktenvermerk über den Inhalt gemacht werden).
      • Die Rechnungen müssen auf den Förderungsempfänger oder einem angehörenden Landesverband oder Verein lauten. Bei Rechnungen, die nicht bar bezahlt wurden, ist ein Zahlungsnachweis mit dem Vollzugsvermerk der Zahlung beizubringen (Kreditkartenabrechnung, Kontoauszug).
      • Rechnungen müssen nach den Bestimmungen des Umsatzsteuergesetzes ausgestellt sein.
      • Rechnungen in Form von Kassenstreifen sind Aufstellungen über die gekaufte Ware und den Verwendungszweck beizulegen.
      • Bar bezahlte Rechnungen müssen als Nachweis der Bezahlung enthalten: Vermerk "Bar erhalten" oder "dankend erhalten", Zahlungsdatum, Unterschrift der Empfängerin/Empfängers und eine Geschäftsstampiglie.

       

                 

       

    • Für die Berechnung der Fahrtkosten ist der Routenplaner auf www.viamichelin.at heranzuziehen. Dabei ist die kürzesze Strecke auszuwählen.

      Gemäß Gebührenordnung sind für Sportler €0,10/KM sowie für alle anderen Akteure €0,20/KM vorgesehen.

      • Zu beachten ist, dass pro PKW max €0,32/KM abrechenbar sind.
      • Wenn z.B 5 Personen in einem Auto fahren (1 Funktionär + 4 Trainer) wären theoretisch €1,00/KM  abrechenbar. Es liegt hier im Ermessen des jeweiligen Landesverband, FAUS, Referat etc. ob er diese maximal Beträge ausbezahlen möchte. 
    • Für die Ausrichtung einer ÖSTM, ÖM oder ÖBM ist es notwendig einen Kostenvoranschlag spätestens  6 Wochen vor der Veranstaltung an den ÖBSV zu übermitteln.

      In diesem KV solten alle Kosten, die in weiterer Folge mit dem ÖBSV verrechnet werden aufscheinen (Kosten der Sportstätte, Begleitsportler, Begleitpersonen,  Kampfrichter, Sanitäter, Helfer etc.)

      Dieser KV wird dann durch den ÖBSV überprüft.

       

    • Unter Zahlungsfluss ist die lückenlose Nachvollziehbarkeit des Geldflusses vom Subventionsgeber bis zum Endverbraucher zu verstehen.

      Beispiel für Vereine/Referate

      SportlerIn X nimmt an einem Wettkampf teil und bezahlt das Hotel selber. Dieser Betrag wird der SportlerIn vom Verein refundiert.  Anschließend möchte der Verein diese Maßnahme mit seinem Landesverband abrechnen. Welche Schritte sind notwendig?

      • SportlerIn X muss die Hotelrechnung ihrem Verein vorlegen. Bei Barzahlung muss dies auf der ordnungsgemäßen Rechnung vermerkt sein ("Bar bezahlt" oder "Betrag dankend erhalten"). Bei Bezahlung mit Kreditkarte muss sowohl eine Kopie der Kreditkartenabrechnung und eine Kopie des Kontoauszugs auf dem die Kreditkartenabrechnung abgebucht ist beigelegt werden. Bei Bezahlung mit der Bankomatkarte muss der Kontoauszug der Bezahlung beigelegt werden.

      Der Verein muss den Betrag nun an die SportlerIn X überweisen und den Überweisungsbeleg beilegen. Bei Barzahlung an die SportlerIn X muss sie eine Bestätigung über den Erhalt des Betrags unterzeichnen.

      Der Verein muss also folgendes bei der Abrechnung dem Landesverband vorlegen:

      • bei Barzahlung: Hotelrechnung + Überweisung an SportlerIn X oder Bestätigung über Erhalt des Betrags
      • bei Zahlung mit Kreditkarte: Hotelrechnung + Kreditkartenabrechnung + Kontoauszug + Überweisung an SportlerIn X oder Bestätigung über Erhalt des Betrags
      • bei Zahlung mit Bankomatkarte: Hotelrechnung + Kontoauszug + Überweisung an SportlerIn X oder Bestätigung über Erhalt des Betrags

      Beispiel für Landesverbände

      Verein A richtet eine ÖSTM aus und übernimmt alle Zahlungen.

      • Der Landesverband benötigt sämtliche ordnungsgemäßen Abrechnungen des Vereins sowie den Überweisungsbeleg an den Verein zur Deckung der Kosten.

      Beispiel für Fachausschüsse

      Ein FAUS bekommt vom ÖBSV ein Budget X. Dieses wird an die jeweiligen "Referatsleiter" weiterverteilt. Eine SportlerIn X möchte eine Maßnahme mit ihrem "Minireferat" abrechnen und dieses soll in weiterer Folge dem FAUS zur Abrechnung vorgelegt werden. Welche Unterlagen benötigt das Minireferat und welche Unterlagen benötigt der FAUS?

      • Minireferat: ordnungsgemäße Abrechnung der SporlerIn + Überweisungsbeleg an die SportlerIn X
      • FAUS: ordnungsgemäße Abrechnung der SporlerIn + Überweisungsbeleg des Minireferats an die SportlerIn X + Überweisungsbeleg an das Minireferat

       

    • Bei Bezahlung mittels Kreditkarte sind folgende Dinge zu beachten:

      Neben der ordnungsgemäßen Rechnung sind sowohl die Kreditkartenbrechnung in Kopie sowie der Kontoauszug auf dem die Kreditkartenabrechnung abgebucht ist aufzubewahren und gegebenfalls dem Verein, LV , FAUS oder Referat unverzüglich zu übermitteln. 

       

    • Bei Bezahlung mittels Bankomatkarte sind folgende Dinge zu beachten:

      Neben der ordnungsgemäßen Rechnung sind auch der Kontoauszug auf dem die Abbuchung ersichtlich ist aufzubewahren und gegebenfalls dem Verein, LV , FAUS oder Referat unverzüglich zu übermitteln.

    •  Bar bezahlte Rechnungen müssen als Nachweis der Bezahlung enthalten: Vermerk "Bar erhalten" oder "dankend erhalten", Zahlungsdatum, Unterschrift der Empfängerin/Empfängers und eine Geschäftsstampiglie.